PropTech-продукты для решения наиболее важных задач коворкингов

Количество новых коворкингов в мире постоянно увеличивается, но далеко не все из них являются прибыльными. Большинство главных задач в этом бизнесе способен решать PropTech. Tranio разобрался, как именно, и нашёл конкретные примеры эффективности PropTech-продуктов.

Конкуренция среди коворкингов растёт

Количество новых коворкингов в мире быстро увеличивается. За последние три года этот рынок ежегодно рос в среднем на 28%. Данный сегмент перспективен благодаря переводу ряда подразделений корпораций на удалённую работу с целью снижения издержек, а также росту количества фрилансеров, стартапов и компаний, которым нужны допсервисы и гибкость офисов.

Однако с повышением количества коворкингов растет и уровень конкуренции на этом рынке. 

Далеко не все коворкинги приносят прибыль. Растущее количество вновь открывающихся коворкингов ещё больше усложняет получение прибыли. На диаграмме ниже приведена статистика по доле прибыльных проектов в зависимости от количества их участников. На этом примере хорошо видно, что есть категории, где прибыль получают менее половины проектов. А среди коворкингов с численностью до 25 участников прибыль приносят лишь 22%, что в 4 раза меньше, чем, например, среди коворкингов с численностью более 200 участников.

PropTech помогает повысить конкурентоспособность коворкингов

PropTech и коворкинги помогают друг другу развиваться. PropTech-технологии внедрены во многих отраслях рынка недвижимости, включая коворкинги. Например, по информации профильного портала AllWork.Space (Proptech: what is it, and how does it fit with coworking?, 2019), PropTech в коворкингах применяется уже по ряду технологических направлений, как то:

• автоматизация бизнес-процессов (программные платформы), 
• разграничение доступа к ресурсам коворкинга через децентрализованные IoT-сети (в том числе цифровые ключи доступа к помещениям),
• цифровые почтовые ящики для виртуальных офисов в коворкингах.

Особый интерес для отрасли PropTech коворкинги представляют как одна из наиболее быстрорастущих сфер применения высоких технологий. Фактически, это один из перспективных рынков сбыта для продуктов PropTech.

Большинство главных задач развития бизнеса коворкингов находятся в сфере управления. В 2019 году профессиональное европейское издание DeskMag (The 2019 Global Coworking Survey, 2019) в ходе опроса среди представителей 1 240 проектов выявила главные проблемы, возникающие перед управляющими в процессе развития этого бизнеса.

Как видно из диаграммы, в топ-10 задач коворкингов вошли в основном управленческие вызовы. Можно разделить их на управление маркетингом (привлечение новых участников, конкуренция со стороны других коворкингов, недостаточный спрос на рынке), управление бюджетом (финансы, затраты) и большой блок организационных задач (администрирование помещений и участников, управление загрузкой коворкинга, в том числе во времени, недостаточная сплочённость сообщества, сложности с платежной дисциплиной участников). 

PropTech способен решать большинство главных задач коворкингов. Целый набор административных задач коворкингов одновременно решается одним классом программного обеспечения — платформами CRM (Client Relationship Management), которые в случае с коворкингами уместнее назвать CCRM (Coworking Client Relationship Management). Это важно, потому что CCRM значительно отличается от большинства обычных CRM, имеющихся на рынке. 

CCRM всем своим функционалом специально ориентированы на решение задач именно коворкингов. Так, в CCRM в отличие от обычных CRM функции управления клиентской базой интегрированы с функциями управления сообществами коворкингов, а все офисные ресурсы, включая помещения, интегрированы в один массив, доступ к которому увязан с параметрами аккаунтов участников коворкингов и может монетизироваться.

PropTech решает управление загрузкой коворкингов. Для этого существуют комплексные программно-аппаратные системы управления доступом к помещениям (СУДП). Маркетинговые задачи коворкингов решаются через маркетплейсы в Интернете, но эти инструменты относительно более понятны и известны, поэтому в данном материале не рассматриваются. CCRM и системы управления доступом к помещениям будут рассмотрены далее, как одни из наиболее перспективных PropTech решений для коворкингов.

Административные задачи коворкингов решаются эффективно при комплексном подходе. К административным задачам коворкингов можно отнести управление и анализ эксплуатации помещений, в том числе управление доступами к отдельным комнатам, а также управление взаимоотношениями с клиентами — история продаж, фиксация обратной связи и многое другое. 

Модули CRM (CCRM) помогают использовать площади эффективно

Системы CCRM в основном построены по модульному принципу. Каждый модуль способен решать конкретную административную задачу коворкинга, повышая его конкурентоспособность. При этом все модули способны действовать как единая система управления коворкингом, то есть обмениваться данными друг с другом и с центром управления CCRM. Чем больше модулей применяется одновременно, тем выше общая эффективность системы. 

Практические примеры внедрений CCRM доказывают их эффективность. Британская сеть коворкингов Uncommon успешно внедрила в свою работу одну из систем класса CCRM — в частности, модули регистрации, бронирования, оплаты, конструктор опций абонементов, модуль централизованного управления сетями коворкингов и саму CRM. В результате производительность труда сотрудников всех коворкингов сети выросла в среднем на 60%. 

Другой пример — американская сеть коворкингов The Park, которая тоже внедрила CCRM-решение. Модуль автоматизации платежей, встроенный в систему, позволил экономить 30 рабочих часов в неделю у менеджера коворкинга за счёт перехода с ручной на автоматическую обработку платежей клиентов коворкингов.

Рассмотрим подробнее ряд наиболее интересных модулей CCRM и задачи, которые они решают в коворкингах.

1. Модуль управления сообществами и взаимодействием. Он повышает сплочённость и приверженность участников своему коворкингу. Профили пользователей позволяют включать в себя профессиональный опыт специалистов, компетенции компаний, все указанные параметры можно делать видимыми для всех участников сообщества коворкинга. 

В модуль интегрирована система оповещений о мероприятиях, проводимых в коворкинге. Доступны даже такие инструменты, как интерфейс увязки CRM-данных коворкинга с процедурой подбора сотрудников в новые проекты компаний-клиентов этого же коворкинга (или сети, если коворкинг сетевой).

2. Модуль управления помещениями коворкингов. С помощью него можно задействовать все доступные площади офиса максимально эффективно. Функционал модуля включает в себя возможность бронирования помещений и переговорных через мобильные приложения. Доступна возможность установки правил бронирования отдельно для каждого помещения в коворкинге, в том числе правила отмены бронирования, условия по максимальной длительности бронирования, возможность предварительного бронирования. 

Также имеется функционал по настройке управления ценами на аренду помещений. Есть возможность устанавливать цену, например, в зависимости от времени суток, когда происходит бронирование. Система управления бронированием переговорных позволяет отображать статус бронирования на дисплее рядом с самой переговорной и бронировать переговорную, находясь прямо рядом с ней. Также возможен интеллектуальный контроль — при отсутствии людей в период бронирования на протяжении определенного времени система автоматически отменяет бронь переговорной, освобождая её для других желающих. 

Решения PropTech класса СУДП решают проблему с загрузкой

Системы управления доступом в помещения позволяют решать одну из главных проблем коворкингов — управление загрузкой. Решение этой задачи обеспечивают PropTech-инструменты класса СУДП. Принцип работы таких инструментов построен на дистанционном контроле замками дверей помещений. Вместо физических ключей система использует цифровые, передающиеся на расстоянии как информация. Двери с такими замками можно открывать, например, при помощи мобильного телефона. Таким образом, доступ в помещения коворкинга может быть обеспечен 24 часа в сутки 7 дней в неделю в полностью автоматическом режиме, без участия сотрудников-администраторов.   

СУДП эффективны благодаря применению в них комбинации программных и аппаратных средств. Создание и функционирование систем стало возможно благодаря развитию программного обеспечения, технологий передачи данных и электронике, применяемой в дверных замках. Система состоит из четырёх связанных друг с другом модулей:

• приложения для мобильных телефонов
• настенного считывателя цифровых замков
• облачной программной платформы
• главного аппаратного контроллера системы.

При этом СУДП может быть интегрирована в ранее рассмотренные системы типа CCRM. Упрощенно топология сетей систем СУДП представлена на схеме ниже.

Каждый модуль системы (дверь + замок + устройство считывания) интегрируются в единую облачную программную платформу управления.

Разберём конкретные примеры эффективности таких систем. Так, коворкинг McDougal Coworking (США) внедрил СУДП, в том числе модуль самостоятельного дистанционного получения цифровых ключей клиентами и программно-аппаратную Internet-of-things-платформу с цифровыми замками. В результате занятость обособленных офисных помещений коворкинга стала на 60−70% превосходить аналогичный средний показатель по рынку. Также была достигнута ежемесячная экономия, равная 10-кратной ежемесячной стоимости обслуживания системы только за счёт сокращения количества рабочих часов персонала.

Другой пример — коворкинг Work Heights (США) благодаря запуску облачного хранилища цифровых ключей избавился от очередей у стоек регистрации и экономить для каждого клиента в среднем по 1,5 часа за счёт автоматизации процедуры оформления, выдачи и возврата ключей, ставших полностью цифровыми. В результате коворкинг смог завоевать бОльшую лояльность клиентов и повысить свою конкурентоспособность.